Vraagstuk

Bij Pro Persona ging het om de vervanging van 1.000 werkplekken (thin clients en monitoren) verdeeld over zeven locaties in de omgeving van Arnhem, Nijmegen, Ede en Tiel. Door de verouderde hardware werden medewerkers niet meer optimaal gefaciliteerd in hun werkzaamheden. Pro Persona wilde hierin verandering brengen, met als doel enerzijds in te spelen op toekomstige ontwikkelingen in de markt en anderzijds de medewerkerstevredenheid te verhogen.

Dustin nam de IT-afdeling werk uit handen. Belangrijk was dat alle medewerkers in hun dagelijkse werk zo min mogelijk hinder van de vervanging mochten ondervinden. Bovendien was het van belang dat de monitoren over een ingebouwde camera beschikken, zodat er door middel van beeldbellen contact kan worden gelegd met patiënten en collega’s.

Keuze voor Dustin

Patrick Kok, technisch projectmanager ICT bij Pro Persona: “Wij hebben voor Dustin gekozen omdat ze ons volledig ontzorgen bij de vervanging van onze werkplekken. Hierdoor kon onze IT-afdeling zich blijven richten op de operationele activiteiten, en ging er geen capaciteit verloren. Dat leverde uiteindelijk een aanzienlijke kostenbesparing op.”

Het traject

Dustin heeft samen met Pro Persona gekeken naar manieren om de IT-dienstverlening optimaal te ondersteunen. De aangestelde projectleider van Dustin begeleidde de uitrol op de verschillende locaties van Pro Persona. Er was tevens een vast aanspreekpunt bij Dustin, wat zorgde voor korte communicatielijnen. De uitrol van het project is in een tijdsbestek van drie maanden uitgevoerd. “Dustin was zeer flexibel in dit project, zelfs in de weekenden werden nieuwe werkplekken volledig naar wens geïnstalleerd”, aldus Patrick Kok.

In het distributiecentrum van Dustin zijn de volgende IT-diensten uitgevoerd:

• De thin clients zijn met een beugel gemonteerd op de achterzijde van de beeldschermen. Hierdoorhebben de medewerkers van Pro Persona geen hinder van de bekabeling op het bureau.
• De gegevens van de CMDB-registratie van de thin clients en monitoren zijn digitaal aangeleverd bij Pro Persona.
• De thin clients en monitoren zijn voorzien van een label van Pro Persona met een koppeling naar de CMDB-registratie.
• De BIOS-instellingen van de thin clients zijn op verzoek van Pro Persona aangepast. Hierdoor werkt de hardware volgens de standaard van Pro Persona.

De dienstverlening op locatie bestond uit:

• Het leveren van de thin clients en monitoren zonder verpakkingsmateriaal in rolcontainers op de diverse locaties van Pro Persona. De installatie van de werkplekken kon hierdoor direct worden uitgevoerd.
• Het verwijderen van de oude hardware. De hardware is vervolgens ingeruild bij Dustin en Pro Persona heeft hier een financiële vergoeding voor ontvangen.
• De installatie van de nieuwe werkplekken en het inspoelen van de thin clients. De medewerkers konden daarna direct aan de slag op hun nieuwe werkplek.

Na de ingebruikname van de nieuwe werkplekken is er voorzien in nazorg, zodat kleine issues op de nieuwe werkplekken direct verholpen konden worden. Door de zorgvuldige en goed geplande uitrol was het aantal issues minimaal. Het eindresultaat is dat Pro Persona de medewerkers heeft voorzien van nieuwe en toekomstbestendige werkplekken, zonder dat zij hiervan overlast hebben ondervonden. Precies zoals gewenst.

De samenwerking

Patrick Kok vervolgt: “De samenwerking met Dustin verliep zeer prettig. Zowel in de voorbereidingsfase als in de daadwerkelijke uitrol. Doordat er een vast aanspreekpunt was binnen Dustin en een projectleider op locatie verliep de uitrol soepel en volgens planning. Daarnaast was het prettig dat er enkele nazorgdagen zijn georganiseerd waarbij de laatste kleine issues direct zijn opgelost. Dit tot grote tevredenheid van de gebruikers van de nieuwe werkplekken. Wij zien een verdere succesvolle samenwerking positief tegemoet”.