Vraagstuk

Door de maatregelen omtrent COVID-19 is het thuiswerkbeleid in een stroomversnelling geraakt en werken vrijwel alle medewerkers van ABN AMRO sinds maart 2020 vanuit huis. Hierbij is het van belang dat medewerkers ook thuis op ergonomische wijze kunnen werken. Om dit tefaciliteren, wilde ABN AMRO haar personeel de mogelijkheid geven om een complete thuiswerkplek te bestellen via een online bestelportaal. Het ging hierbij om ruim 16.000 werkplekken. De volgende producten maakten onderdeel uit van de thuiswerkplek: bureau, bureaustoel, beeldscherm of laptopstandaard, muis en toetsenbord.

Het traject

Dustin was reeds een bekende leverancier binnen de IT-afdeling Digital Workplace, met name op het vlak van aanschaf, reparaties en omwisselactie van hardware. ABN AMRO heeft zowel Dustin als andere leveranciers verzocht om een voorstel te doen voor het opzetten van een online bestelportaal waar medewerkers hun thuiswerkplek kunnen bestellen. Uiteindelijk is de keuze op Dustin gevallen, aangezien zij het best passende voorstel hebben gedaan en ABN AMRO in het verleden reeds goede ervaringen met Dustin heeft gehad. In het voorstel heeft ABN AMRO onder andere gekeken naar de volgende aspecten: kosten, gebruiksvriendelijkheid, processen, ontwikkelmogelijkheden van het portaal en snelheid van oplevering.

Het online bestelportaal dat Dustin in haar voorstel richting ABN AMRO heeft meegenomen, is het eigen Choose IT-portaal. Het Choose IT concept is opgebouwd volgens het Choose Your Own Device (CYOD) principe. Medewerkers hebben zelf de vrijheid om IT producten en/of een thuiswerkplek (bestaande uit kantoormeubilair; bureau en/of bureaustoel) te bestellen via een online portaal uit een vooraf samengesteld assortiment. Het is een complete oplossing, waarbij niet alleen apparatuur en meubiliar wordt geleverd, maar aan alle facetten daar omheen wordt gedacht (dienstverlening, voorraadbeheer en Customer Contact Center). Hierdoor worden de medewerkers van ABN AMRO geheel ontzorgd. Bovendien biedt het portaal volledige personalisatie met het logo van ABN AMRO, een eigen welkomsttekst en een informatiepagina (FAQ). Aangezien de medewerkers van ABN AMRO al geruime tijd thuis werkten, was snelheid een belangrijke factor. Dustin heeft in een zeer korte tijd en in samenspraak met ABN AMRO een ergonomisch assortiment samengesteld. Vervolgens heeft Dustin afspraken gemaakt met leveranciers over beschikbaarheid en levering en is de livegang van het bestelportaal Choose-IT gerealiseerd. Nadat medewerkers een bestelling hadden geplaatst op de Choose IT-portaal, werden de gekozen producten klaargezet voor aflevering op het thuisadres. Voorafgaand aan de levering werd met de besteller een afspraak gemaakt over de bezorgdatum. Bij aflevering heeft Dustin de opbouw van het bureau en de bureaustoel verzorgd, zodat de ABN AMRO medewerker direct op de nieuwe thuiswerkplek aan de slag kon. In totaal heeft het traject (vanaf het moment van de uitvraag tot het beschikbaar stellen van het bestelportaal) circa zes weken geduurd.

Aangezien de medewerkers van ABN AMRO al geruime tijd thuis werkten, was snelheid een belangrijke factor. Dustin heeft in een zeer korte tijd en in samenspraak met ABN AMRO een ergonomisch assortiment samengesteld. Vervolgens heeft Dustin afspraken gemaakt met leveranciers over beschikbaarheid en levering en is de livegang van het bestelportaal Choose-IT gerealiseerd. Nadat medewerkers een bestelling hadden geplaatst op de Choose IT-portaal, werden de gekozen producten klaargezet voor aflevering op het thuisadres. Voorafgaand aan de levering werd met de besteller een afspraak gemaakt over de bezorgdatum. Bij aflevering heeft Dustin de opbouw van het bureau en de bureaustoel verzorgd, zodat de ABN AMRO medewerker direct op de nieuwe thuiswerkplek aan de slag kon. In totaal heeft het traject (vanaf het moment van de uitvraag tot het beschikbaar stellen van het bestelportaal) circa zes weken geduurd.

De samenwerking

Terry Coesel, Process & Project Enabler – Digital Workplace ABN AMRO: “De samenwerking met Dustin in dit traject is erg fijn verlopen. De korte lijntjes en goede en klantvriendelijke bereikbaarheid van alle betrokkenen hebben wij als zeer prettig ervaren. Wat er voor ons uitsprong, was dat Dustin van begin tot eind met ons meedacht over onze wensen en toekomstige verbeteringen in het proces. Door de doelgerichte en flexibele houding van het projectteam van Dustin, werden dreigende problemen snel opgepakt en adequaat opgelost. Al met al heeft de nauwe samenwerking tussen ABN AMRO, Dustin en de toeleveranciers gezorgd voor een soepele voortgang in het project.”

Terry vervolgt: “Momenteel is het merendeel van de bestellingen geleverd en gaan we van een projectfase over naar een business as usual situatie. Hierin gaan we kijken naar het verder optimaliseren en professionaliseren van het huidige proces.”