Het formuleren van een effectieve cloudstrategie staat in veel organisaties hoog op de agenda. In hun ‘haast naar de cloud’ slaan zij echter regelmatig belangrijke stappen over, constateert cloud specialist Michael Vrijhoef. “Ik zie teveel waan van de dag, en te weinig vergezichten.”

Stel: je vierkoppige directie moet voor een bijeenkomst van Amsterdam naar Groningen. En jij moet zorgen dat ze daar komen. Je kunt dan direct naar de dichtstbijzijnde BMW dealer gaan, en daar een nieuwe 7-serie bestellen. Dat is echter niet per se de meest logische oplossing. Als je even navraagt, blijkt dat de directie hoogstens één keer per kwartaal naar Groningen hoeft. De locatie van de bijeenkomst bevindt zich bovendien pal naast het station. Vier treinkaartjes eerste klas zijn dus een aanzienlijk goedkopere oplossing. En je directie kan dan onderweg nog lekker werken ook.

“Iedereen begrijpt dit simpele voorbeeld”, constateert Michael Vrijhoef, Consultant Hybrid Cloud bij Centralpoint. “Toch kom ik nog steeds met grote regelmaat bij organisaties die meteen in termen van oplossingen willen spreken. Terwijl de aard van het probleem vaak nog niet helder op het vizier staat. Er is sprake van een te trage of te dure IT-infrastructuur, te gefragmenteerd zicht op data in silo’s of een urgent tekort aan opslagcapaciteit. En dús moeten we op zoek naar een oplossing in de cloud. Net als organisaties die jaren geleden opeens allemaal per se een app moesten hebben. Er werd gekozen voor een shiny new oplossing, zonder antwoord te geven op de cruciale waarom-vraag.”

Strategische frictie

De haast die veel organisaties hebben om ‘de cloud in te gaan’ is volgens Vrijhoef dan ook vaak misplaatst. Zeker bij grotere organisaties veroorzaakt dat regelmatig frictie tussen verschillende afdelingen, die in verschillende fases van hun digitale ontwikkeling belanden. “Dat kan resulteren in hogere kosten, minder flexibiliteit, beperkt reactievermogen, toegenomen security risico’s”, stelt hij. “Zo kwam ik recent nog bij een organisatie die zijn zeer waardevolle en gevoelige data goed had beveiligd in een private cloud. Tegelijk gebruikten en bespraken werknemers die data gewoon via een standaard pakket in de publieke cloud. Daar gaat strategisch dus duidelijk iets mis.”

In plaats van een aparte cloud strategie, praat Vrijhoef daarom liever nog steeds over de IT-strategie. “De ‘cloud’ kan daar uiteraard een belangrijk onderdeel in zijn”, stelt hij, “maar alleen als de geboden oplossing het optimale resultaat levert voor alle onderdelen van de organisatie die door die keuze worden beïnvloed. Dat bewerkstellig je door die strategie te formuleren vanuit je Enterprise Architecture.” Lang niet elke organisatie formaliseert dit proces, waarmee de organisatie zijn IT-infrastructuur optimaal aansluit op de (zakelijke) doelstellingen. “Maar als ik even doorvraag, leven alle benodigde antwoorden over bijvoorbeeld visie, missie, context, personele bezetting en IT-vereisten voor de groeiplannen meestal wel degelijk ergens in de organisatie”, weet Vrijhoef. “Wat dan ontbreekt is een helder overzicht dat voor alle stakeholders toegankelijk is.”

Toenemende complexiteit

Of dat via gedeeld document, website of ander medium gaat is volgens Vrijhoef minder relevant. “De crux is dat je bij het formuleren nadrukkelijk stilstaat bij het feit dat het gaat om een levend document: een gerationaliseerde weergave van de strategische keuzes en onderliggende beweegredenen binnen je organisatie. Omdat de omstandigheden waaronder je die keuzes maakt doorlopend veranderen, moet je dit document dus ook regelmatig herzien.” Een enterprise architect, business process owner of andere specialist met een goede helicopterview van de processen binnen de organisatie bewaakt dat. Idealiter wordt diegene moet bij elke belangrijke nieuwe IT-keuze binnen de organisatie aangehaakt om die oplossing te toetsen aan de Enterprise Architecture.”

Vrijhoef hamert op het belang van deze gestructureerde aanpak vanwege de complexiteit die de keuze voor de cloud vaak introduceert in de IT-infrastructuur. “Ik kom regelmatig onrealistische verwachtingen tegen over inzet van de cloud. Wat zelfs anno 2021 nog heel vaak voorkomt, is de gedachte dat de cloud alles goedkoper maakt. Maar er zijn ook nog steeds veel organisaties die denken dat hun IT omgeving dankzij de cloud opeens minder complex wordt, en gemakkelijker te managen. Terwijl je in feite een nieuwe IT-laag aan je bestaande infrastructuur toevoegt, en dus juist méér complexiteit. Dat komt onder meer omdat deze ontwikkelingen zich vrijwel altijd over meerdere assen tegelijk bewegen, en elke organisatie andere opties en einddoelen heeft.”

Flexibel en proactief reageren

De as van de IT Maturity van een organisatie kent volgens Vrijhoef bijvoorbeeld vijf stadia. “Na standaardisering en virtualisering kun je vanuit je eigen datacentrum doorgroeien naar een infrastructuur die steeds flexibeler en proactiever inspeelt op de IT-behoeftes vanuit je organisatie. Lang niet elke organisatie hoeft dat tot het absolute eindpunt vol te houden. Voor een snel groeiend installatiebureau is fase 3 of 4 waarschijnlijk optimaal. Voor een snel groeiende webshop die ook internationaal wil gaan uitrollen zijn de extra mogelijkheden die fase 5 biedt echter wel relevant.”

Bovendien wil deze webshop zijn IT-infrastructuur dan zeer waarschijnlijk ook uitbreiden buiten zijn eigen datacentrum. Bijvoorbeeld om snel service portals in het buitenland te kunnen openen, of de pieken van een Black Friday-sale op te kunnen vangen. In de ervaring van Vrijhoef bewegen verreweg de meeste grotere organisatie in hun weg naar IT Maturity ook over deze Locatie-as. “Puur theoretisch is het mogelijk dat organisaties de ontwikkeling van hun gehele digitale ecosysteem in eigen hand houden”, stelt hij. “Je moet dan echter ook voor elke nieuwe stap het wiel opnieuw uitvinden. Dat betekent hogere kosten, langer wachten en dus minder snel inhaken op nieuwe ontwikkelingen. Daarom kun je een deel van je IT ecosysteem ook ‘as a service’ afnemen.”

Duizenden innovatieve oplossingen

Bekende partijen als Microsofts Azure, Amazons AWS en Google Cloud Platform bieden hier talrijke oplossingen voor aan. Een IT Infrastructuur of Platform as a Service, maar bijvoorbeeld ook Disaster Recovery as a Service. “Met behulp van die mogelijkheden kan een organisatie zijn klassieke IT-omgeving veel flexibeler en efficiënter maken”, aldus Vrijhoef. “In het kielzog van deze grote vendors en hun cloudplatformen volgen bovendien duizenden ontwikkelaars van gespecialiseerde applicaties. Doordat je die gespecialiseerde applicaties direct via je cloudplatform kunt aanhaken kun je ook direct aan de slag gaan met bijvoorbeeld machine learning, kunstmatige intelligentie of IoT-toepassingen. Dat kan een enorme impact hebben op je time-to-market.”

Dit is volgens Vrijhoef nóg een reden waarom het bij IT-beslissingen zo belangrijk is om veel tijd te steken in de discovery-fase, oftewel het beantwoorden van de waarom-vraag. “Beschikbaarheid van nieuwe technologie creëert steeds vaker behoefte”, stelt hij. “Veel organisaties maken IT-beslissingen echter ad hoc vanuit de ‘waan van de dag’. Hier is een ervaren IT-adviseur echt van meerwaarde. Iemand die organisaties in elke fase van hun digitale ontwikkeling adviseert, en daardoor niet alleen hun actuele problemen herkent, maar ook vergezichten kan schetsen. Wat zijn de laatste mogelijkheden van technologieën als machine learning, kunstmatige intelligentie, AR en VR of het Internet of Things, en wat kunnen die in de toekomst betekenen voor ons business model? Dat is in ieder geval wel de manier waarop ikzelf de waarom-vraag graag insteek.”